SCRUM volgens Lord of the Rings – De Rollen

SCRUM dat is met die post-its toch? Ja, iedereen heeft wel eens gehoord van SCRUM, maar weet je eigenlijk hoe je het moet gebruiken en wat de SCRUM Master nu eigenlijk wel of niet voor je doet? Natuurlijk niet, want niets is saaier dan je verdiepen in projectmethodes die buiten of zelfs binnen je vakgebied liggen. Geen nood, want als je The Lord of the Rings gezien hebt dan weet je gelijk hoe SCRUM werkt.

De rollen van SCRUM

Laten we in dit eerste deel beginnen met misschien wel het meest essentiële onderdeel van de SCRUM methodiek en Lord of the Rings. De rolverdeling. In een SCRUM project vertolk je een rol, net zoals Frodo, Gandalf en Legolas dat doen in Lord of the Rings. Het doel van het ‘project’ Lord of the Rings is het vernietigen van de Ring. Het avontuur begint dan ook, nadat alle rollen verdeeld zijn tijdens de Council of Elrond…

Altijd spannend de eerste SCRUM meeting

STAKEHOLDERS

• Hebben verschillende belangen en verantwoordelijkheden
• Handelen ‘namens’ een grotere organisatie of groep
• Moeten vertrantwoordelijkheden afdragen aan de product owner

Als stakeholder moet je het door jou gewenste resultaat zo helder mogelijk formuleren.

De stakeholders zijn allereerst de opdrachtgevers, maar zij moeten zich volgens SCRUM vooral niet te veel bemoeien met de uitvoering van het project. In Lord of the Rings is stakeholder en Lord Elrond heel duidelijk: “The Ring Must be Destroyed”. Net als in de ‘echte wereld’ gaan stakeholders zelf niet het loopwerk doen. Ze financieren de boel en hebben uiteindelijk het meeste belang bij een goed resultaat, maar een vulkaan beklimmen is niet aan hen besteed. ZIj moeten net zoals een directeur van een organisatie sturing en richting geven. Ze benoemen daarom een Product Owner die namens hen mag optreden en moet zorgen voor een goede afloop. Daar is in Lord of the Rings tijdens de Council of Elrond een flinke discussie over tussen de mensen en elven, want net zoals bij SCRUM projecten zijn er meestal meerdere stakeholders. Een financieel directeur, algemeen directeur, IT afdeling en niet te vergeten de ‘gebruikers’ voor wie het product uiteindelijk gemaakt gaat worden. De interne gebruikers worden meestal vertegenwoordigd (en vaak zonder dat zij dat weten) door iemand van HR of als het om klanten gaat die het product moeten gaan kopen de marketingafdeling. Denk altijd goed na over de verschillende belangen voor je met een SCRUM project start en sla geen stakeholders over.

PRODUCT OWNER

• Handelt en treed op namens de stakeholders
• Bewaakt de visie, doelstellingen en stelt de prioriteiten voor het team
• Moet zo goed mogelijk de wensen van de stakeholders overbrengen
  naar het team om tot een goed resultaat te komen

Een Product Owner heeft de meeste verantwoordelijkheid.

De product owner is de belangrijkste rol binnen een SCRUM project en die heeft wel veel macht, maar ook veel verantwoordelijkheden. Het is aan de Product Owner om de wensen van de stakeholders zo goed mogelijk te vertalen naar een eindproduct, prioriteiten te stellen en de voortgang te bewaken. Als men terughoudend is om Product Owner te zijn dan hebben zij SCRUM goed begrepen, want het overzicht bewaren over een project is niet aan iedereen besteed. In Lord of the Rings stapt Frodo naar voren, want ook al zegt hij de weg naar Mordor niet te kennen… hij zal alles geven om de Ring te vernietigen en Middle Earth te redden! Het is helemaal niet zo vreemd om voor projecten een Product Owner van buiten je eigen organisatie in te huren, zoals de mensen en elven dat doen in Lord of the Rings. In de praktijk is het namelijk heel moeilijk om een Product Owner te vinden die de kennis en expertise heeft om een project tot een goed einde te brengen en geen andere belangen of verantwoordelijkheden heeft. Gelukkig staat de Product Owner er niet alleen voor.

SCRUM MASTER

• Faciliteert de developers en de product owner
• Gaat voor het team uit om obstakels uit de weg te ruimen
• Geeft advies uit ervaring
• Heeft geen autoriteit

Goed SCRUM advies!

Door het woord ‘Master’ denkt men al snel dat de SCRUM master de meeste ‘macht’ heeft binnen een SCRUM project. Niets is echter minder waar, want de SCRUM master is niets meer of minder dan een leermeester die advies geeft en faciliteert, maar zelf geen beslissingen mag maken. In Lord of the Rings is dat Gandalf. Hij helpt Frodo met het maken van beslissingen en zorgt dat iedereen bij elkaar komt om de opdracht te bespreken. Een andere belangrijke taak van Gandalf en iedere SCRUM master is zorgen dat mogelijke obstakels vroegtijdig uit de weg worden geruimd. Gandalf doet dat door met zijn magie deuren te openen of grote monsters te vertragen die niets met de ring te maken hebben, maar de queeste wel kunnen verstoren. Bij minder spannende projecten gaat het vaak om dingen regelen, zoals handige projectmanagementsoftware of een ruimte voor een meeting. De Product Owner heeft min of meer de zeggenschap over wat de SCRUM master wel of niet mag doen. In de praktijk zorgt de SCRUM master er vooral voor dat de SCRUM regels nageleefd worden, het team toegang heeft tot alle informatie en iedereen prettig kan werken. Het zijn van een SCRUM master is moeilijker dan het lijkt, want je moet in principe de taken en verantwoordelijkheden van iedere rol door en door kennen en goed in staat zijn om risico’s af te dekken voor er problemen ontstaan.

DEVELOPERS

• Gaan zelfsturend aan het werk
• Hebben verschillende expertises en specialisaties
• Zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het eindresultaat en verantwoording aan de product owner

SCRUM gaat uit van de kennis en kunde van specialisten.

Het loopwerk is uiteindelijk aan de developers, maar in tegenstelling tot andere projectmethodes is er geen projectleider die beslissingen maakt. De developers zijn zelfsturend en mogen op basis van de prioriteiten die de Product Owner aangeeft zelf kiezen wat zij gaan doen. In Lord of the Rings is het voor boogschutter Legolas logisch om vooral doelen op afstand te bestoken, terwijl Dwerg Gimli het liefste op korte afstand vecht. Het development team van een goed SCRUM team werkt net zo efficiënt. Een backend developer gaat zich vooral bezig houden met het CMS, de database en dat soort zaken, terwijl een frontend developer er voor zorgt dat de gebruiker ook wat moois te zien krijgt. Bij grotere teams zijn de rollen nog verder uitgesplitst tussen developers die goed zijn in testen of juist innovatieve ideeën hebben. Een goede Product Owner weet samen met de SCRUM Master het meeste uit zijn SCRUM team te halen en net zoals Frodo de opdracht na lang zwoegen tot een goed einde te brengen. Je moet er wel op letten dat er binnen een SCRUM team niet alsnog een hiërarchie ontstaat.

Het team is namelijk gezamenlijk verantwoordelijk voor het resultaat dat zij opleveren en kunnen niet elkaar de schuld geven als er iets mis gaat. Net zo min als dat de stakeholders de developers of SCRUM master de schuld kunnen geven als het resultaat niet voldoet aan de verwachtingen. Immers ligt die verantwoordelijkheid bij de Product Owner.

The Lord of the Rings als SCRUM project, zo had je het nog niet bekeken. In de volgende delen zoomen we in op de epics, user stories, taken, inschattingen, prioriteiten en meer, want ja alles komt voorbij in SCRUM en Lord of the Rings. We gaan daarnaast aandacht besteden aan de grootste risico’s in SCRUM projecten, want een stakeholder die de taak van de Product Owner wil overnemen kan voor grote problemen zorgen…