Kun jij goed georganiseerd thuiswerken?

Een belletje plegen via Google Voice, conference calls met ZOOM, chatten met Discord of even Skypen. Het is een beetje wennen om niet gewoon op bezoek te gaan of een collega aan te spreken, maar je weet waarschijnlijk inmiddels hoe je op afstand kunt communiceren.
Een grotere uitdaging is het om goed georganiseerd te blijven. Je wilt weten of de leads zijn bijgewerkt, de projecten nog op schema lopen en wie de offertes gaat schrijven en versturen echter is niet efficient om alles continu te moeten vragen. Kortom, je hebt een oplossing nodig om met zijn allen op afstand effectief het werk te organiseren.

Weet jij nog in welke sheetje dat stond?

Je gebruikt wellicht op dit moment spreadsheets voor je planningen en projectmanagement en die zijn niet altijd even gemakkelijk in gebruik. Er zijn Excel tovenaars, zoals onderstaande Japanner die zelfs de Mona Lisa in Excel kunnen tekenen. De rest van de wereldbevolking, zoals jij en ik moet echter altijd even moeten opzoeken hoe je ook alweer de getallen uit twee kolommen bij elkaar moet optellen of een vakje een ander kleurtje geeft. Als je trots bent op je berekening dan zegt je stagiair dat hij het op zijn nieuwe Macbook niet kan openen. Een andere collega klaagt dat de licentie van haar versie van Excel verlopen is. Nummer drie heeft in een oude versie van het bestand met de begroting zitten werken en kan weer helemaal opnieuw beginnen nu jij de velden en formules hebt aangepast. Kortom, zijn jij en je collega’s geen Excel gurus dan ga je meestal op zoek naar een ander stukje software en dat is…

Corporate software from hell

Grote organisaties maken gebruik van zeer complexe planningssoftware en inmiddels is deze software ook voor het MKB, ZZP’ers en zelfs consumenten toegankelijk. Echter merk je al snel dat een heel uitgebreid planningssysteem ook beperkingen heeft. Je moet je houden aan bepaalde formats, je raakt verdwaald in de honderden opties of je maakt gebruik van een gratis versie, waarbij juist weer de helft van de mogelijkheden niet beschikbaar zijn. De meeste uitgebreide systemen zijn daarnaast vaak ingericht op een bepaald type organisatie of bedrijf en vragen om een training. Wat goed werkt voor KPN en Shell is voor een familiebedrijf zonder een team van systeembeheerders vaak helemaal niet handig. Nadat je een aantal van dit soort systemen geprobeerd hebt kom je al snel tot de conclusie dat je het ongetwijfeld zelf beter kan dan deze prutsers…

Doe het zelf?!

Je verzint een eigen systeem! Misschien met Word-documenten of toch weer met spreadsheets. Die dure software is toch niet nodig? En als je je eigen systeem eenmaal op ‘papier’ goed hebt uitgewerkt dan wil je het laten bouwen, want zo duur kan dat toch niet zijn? Bij de eerste offerte val je achterover van je stoel. Het droom systeem dat factureert, de indeling van je klanten volledig gaat automatiseren en de koffie kan inschenken kost veel meer dan een paar duizend Euro om te bouwen en dat terwijl jij al het denkwerk al hebt gedaan. Je collega’s klagen inmiddels steen en been over je briljante eigen systeem, want ook al ben jij overtuigd van de handigheid willen zij de logica niet begrijpen. Je mocht lekker je gang gaan, want immers ben jij degene die sowieso altijd alles aan het regelen is, maar nu komt er opeens ‘commentaar’ dat het niet logisch is om voor iedere klant zes aparte documenten aan te maken. Tot slot zijn er nog de collega’s die de afspraken gewoon negeren en hun eigen ding doen. Zij beweren niet meer nodig te hebben dan een paar post-its en een notitieboekje, maar drie keer raden wie altijd de aantekeningen kwijt zijn en nooit weten wat ze moeten doen…

Je eigen systeem maar dan beter(en goedkoper)!

Gelukkig is er een oplossing. Er bestaat een systeem dat je naar eigen inzicht kunt inrichten, maar waar je collega’s ook mee uit de voeten kunnen! Dat is geen droom, maar Monday. Met Monday organiseren wij zelf al jaren alles, zoals onze leads, project planningen, boodschappen en sprints. Het grote voordeel van Monday is de veelzijdigheid. Je kunt in een paar klikken zogenaamde ‘Boards’ maken die iedereen binnen je team kan bekijken en bijwerken. Een extra veld toevoegen voor een status of het bijhouden van uren is zo gepiept. Daarnaast zitten er allerlei slimmigheden ingebouwd, zoals de mogelijkheid om verschillende boards aan elkaar te koppelen, notificaties te krijgen als deadlines naderen en mogelijkheden om bestanden up te loaden of commentaar achter te laten bij taken.

Monday maakt het organiseren van taken transparant gemakkelijk en leuk en is inzetbaar voor bijna alle denkbare bedrijfsprocessen. Je hoeft je niet te houden aan het systeem dat zij bedacht hebben, maar je kunt binnen Monday je eigen systeem inrichten. Ben je daar niet heel ervaren in of wil je direct aan de slag dan zijn er voldoende templates beschikbaar om je op weg te helpen en een vriendelijke community en klantenservice die je graag op weg helpen.

Meer creatief aangelegd?

Monday werkt perfect voor het inrichten van je bedrijfsprocessen en projecten, maar wat als je een creatief beroep hebt, zoals webdesigner, grafisch vormgever, schrijver, architect of modeontwerper? Milanote biedt uitkomst. Met deze tool en de kant-en-klare templates kunnen zelfs de meest kunstzinnige warhoofden hun werk visueel organiseren. Maak moodboards voor je social-media content, bewaar de to-do’s, persona’s en mind maps uit brainstormsessies of creëer een mooi overzicht van alle beschikbare huisstijlelementen. Met Milanote kun je al deze informatie ook gemakkelijk delen binnen je team of met opdrachtgevers om er samen aan te werken en feedback te verzamelen. Je verzameling van afbeeldingen, links, blogs en meer kun je overal mee naartoe nemen, dankzij de handige iPhone en Android Apps, want je weet immers nooit waar en wanneer je nieuwe inspiratie gaat vinden en nodig hebt.

Begin vandaag nog met organiseren!

Gooi de Excel sheets in de prullenbak, ontwijk de nachtmerrie van corporate software en verspil geen tijd aan het bouwen van je eigen systeem. De alles in een tool om alles netjes te organiseren bestaat en het heet Monday. Geloof je ons niet, probeer het dan zelf even uit, het is ten slotte de eerste 14 dagen helemaal gratis. Daarna betaal je een vast bedrag per maand of per jaar op basis van de hoeveelheid gebruikers in je team.

Ben je altijd lekker creatief bezig dan maakt Milanote je toolset compleet. Tot aan 100 afbeeldingen, notities en links is Milanote helemaal gratis. Daarna betaal je een tientje per maand per gebruiker. 

Disclaimer: Studio Projectie is sinds 2020 een officiële partner van Monday!